Conditions générales de service et d'utilisation (CGSU)

Définitions

Client : toute personne morale ou entrepreneur individuel souscrivant à PAYOUT pour ses besoins professionnels.

Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à accéder à PAYOUT.

Plateforme ou PAYOUT : solution SaaS éditée et exploitée par MA.HA SOFTLUTIONS.

Données du Client : informations saisies, importées ou générées par le Client ou ses Utilisateurs via PAYOUT.

Services : ensemble des fonctionnalités fournies via PAYOUT.

PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire, dans le cadre de la facturation électronique.

CGSU : les présentes Conditions Générales de Service et d'Utilisation.

L'essentiel à retenirCes définitions sont importantes pour interpréter correctement les CGSU.

Objet et acceptation des CGSU

2.1. Les CGSU fixent les conditions dans lesquelles MA.HA SOFTLUTIONS fournit au Client un droit d'accès et d'utilisation de PAYOUT.

2.2. Le Client accepte les CGSU en validant en ligne lors de la création du Compte ou en signant tout devis y faisant référence.

2.3. Le Client garantit disposer des pouvoirs nécessaires pour engager l'entité qu'il représente.

L'essentiel à retenirToute utilisation de PAYOUT vaut acceptation pleine et entière des CGSU.

Versions et évolutions

3.1. La version des CGSU applicable est celle en vigueur au moment de la souscription.

3.2. MA.HA SOFTLUTIONS peut modifier les CGSU avec un préavis de 2 mois notifié par email ou via la Plateforme.

3.3. En cas de refus, le Client pourra résilier sans frais avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.

L'essentiel à retenirLes CGSU peuvent évoluer pour s'adapter à la réglementation ou aux évolutions du service.

Description des Services

4.1. PAYOUT est un logiciel SaaS permettant notamment :

• création et envoi de devis, factures, avoirs,
• suivi des règlements clients et fournisseurs,
• synchronisation des comptes bancaires (avec consentement),
• calculs prévisionnels et indicateurs financiers,
• préparation et télétransmission des déclarations fiscales du Client (TVA, liasse fiscale), assistées par l'intelligence artificielle,
• recours optionnel à un expert-comptable du réseau de partenaires.

4.2. La préparation et la télétransmission des déclarations fiscales du Client au moyen de PAYOUT sont réalisées sur la base des informations qu'il fournit et valide ; le Client en conserve la qualité de déclarant et la responsabilité. PAYOUT, en tant que logiciel, ne réalise pas elle-même de mission réglementée d'expertise comptable (établissement ou attestation des comptes pour le compte d'un tiers) et ne délivre pas de conseil personnalisé réservé. Une telle mission ou un tel conseil peut, à la demande du Client, être confié à un expert-comptable du réseau de partenaires, dans le cadre d'une lettre de mission distincte et sous sa propre responsabilité professionnelle.

4.3. Les traitements réalisés par l'intelligence artificielle de PAYOUT (notamment VITTO) — catégorisations, calculs, pré-remplissages et projets de déclarations — ont la nature de propositions soumises au Client. Ils ne présentent aucun caractère automatique ni définitif et ne sont mis en œuvre qu'après examen et validation par le Client.

4.4. Le Client est libre d'accepter, de refuser ou de modifier tout ou partie des propositions formulées par l'intelligence artificielle avant leur validation ou leur transmission. Il conserve à tout moment la maîtrise du contenu de ses déclarations et de ses opérations.

4.5. Comme tout système d'intelligence artificielle, l'IA de PAYOUT est susceptible de produire des résultats inexacts, incomplets ou inadaptés à la situation particulière du Client. MA.HA SOFTLUTIONS met en œuvre des moyens raisonnables pour en améliorer la fiabilité mais ne garantit ni l'exactitude, ni l'exhaustivité, ni l'adéquation des propositions générées. Il appartient au Client de les vérifier avant toute validation ou transmission et, en cas de doute, de recourir à un expert-comptable du réseau de partenaires ou à tout conseil de son choix.

4.6. Le Client peut activer un mode « pilote automatique » par lequel il autorise PAYOUT à préparer et à transmettre automatiquement, en son nom et pour son compte, tout ou partie de ses déclarations, sans validation préalable au cas par cas. Ce mode est désactivé par défaut et n'est mis en œuvre qu'à la suite d'une activation expresse du Client, qui en définit et en paramètre le périmètre (nature des déclarations concernées, seuils, échéances).

4.7. L'activation du mode pilote automatique vaut instruction permanente et mandat de télétransmission donnés à PAYOUT pour les déclarations visées. Le Client en conserve la qualité de déclarant et la responsabilité du contenu transmis ; il est informé des actions réalisées, peut les consulter et, lorsque cela est encore possible, les rectifier, et désactiver le mode à tout moment, sans effet rétroactif sur les déclarations déjà transmises.

4.8. Les limites de l'intelligence artificielle énoncées à l'article 4.5 demeurent pleinement applicables au mode pilote automatique : l'automatisation de leur transmission ne confère aux propositions générées aucune garantie supplémentaire d'exactitude, d'exhaustivité ou d'adéquation.

L'essentiel à retenirL'IA de PAYOUT formule des propositions que le Client valide, refuse ou corrige librement — elle peut comporter des erreurs et n'est assortie d'aucune garantie d'exactitude. Un mode « pilote automatique », activable et désactivable à tout moment, permet d'en déléguer l'exécution. Dans tous les cas, le Client reste déclarant et responsable du contenu transmis ; les missions réglementées d'expertise comptable sont, en option, assurées par un expert-comptable du réseau partenaire.

Accès, Compte Client et Utilisateurs

5.1. L'accès se fait via https://app.payout.fr.

5.2. Le Client crée un Compte Client et peut gérer des Comptes Utilisateurs.

5.3. Il garantit l'exactitude des informations fournies et la mise à jour de ses coordonnées.

5.4. Il est responsable de la confidentialité des identifiants et de tout usage qui en est fait.

L'essentiel à retenirLe Client maîtrise la gestion des accès et des habilitations.

Obligations générales du Client

• Utiliser PAYOUT dans le respect des lois en vigueur.
• Ne pas porter atteinte aux droits de tiers.
• Payer les abonnements conformément aux CGSU.
• S'assurer que ses Données sont exactes et licites.
• Ne pas utiliser PAYOUT à des fins frauduleuses, illégales ou non conformes aux CGSU.

Propriété intellectuelle

7.1. PAYOUT et l'ensemble de ses éléments sont la propriété exclusive de MA.HA SOFTLUTIONS.

7.2. Le Client bénéficie d'un droit personnel, non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d'utilisation.

7.3. Toute reproduction ou diffusion non autorisée est interdite.

7.4. Le Client conserve la propriété de ses propres Données.

L'essentiel à retenirPAYOUT reste la propriété de MA.HA SOFTLUTIONS. Le Client reste propriétaire de ses Données.

Données du Client et Confidentialité

8.1. Propriété des Données

Le Client reste propriétaire de l'ensemble des Données qu'il saisit, importe ou génère via PAYOUT.

8.2. Licence d'utilisation des Données

Le Client concède à MA.HA SOFTLUTIONS un droit non exclusif, mondial, limité à la durée des CGSU, pour héberger, stocker, traiter, transmettre et afficher ses Données, uniquement pour exécuter les Services.

8.3. Confidentialité des Données

MA.HA SOFTLUTIONS s'engage à préserver la confidentialité des Données du Client et de toute information communiquée comme confidentielle, sauf obligation légale ou judiciaire.

8.4. Sécurité des Données

MA.HA SOFTLUTIONS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes à l'état de l'art pour protéger les Données du Client contre la perte, l'altération, la destruction ou l'accès non autorisé.

L'essentiel à retenirLe Client reste propriétaire de ses Données. MA.HA SOFTLUTIONS s'engage à leur sécurité et confidentialité.

Sécurité, disponibilité et engagements SLA

9.1. Disponibilité de la Plateforme

MA.HA SOFTLUTIONS s'engage à une disponibilité mensuelle cible de 99,9 %, hors opérations de maintenance planifiée ou cas de force majeure.

9.2. Sécurité technique

• Données hébergées dans l'Union Européenne (AWS).
• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+).
• Sauvegardes quotidiennes, rétention sur 30 jours.
• Contrôle d'accès strict et journalisé.

9.3. Maintenance planifiée

Le Client sera informé à l'avance des opérations de maintenance susceptibles d'impacter la disponibilité.

9.4. Crédits SLA

En cas de non-respect manifeste du SLA, MA.HA SOFTLUTIONS pourra accorder au Client des crédits commerciaux proportionnels à l'impact subi, sur demande documentée.

L'essentiel à retenirMA.HA SOFTLUTIONS s'engage sur la disponibilité et la sécurité, avec SLA à 99,9 %.

Données personnelles et RGPD

10.1. Conformité RGPD

MA.HA SOFTLUTIONS agit en tant que sous-traitant pour les Données Personnelles traitées pour le compte du Client, et en responsable de traitement pour les données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle.

10.2. Instructions du Client

MA.HA SOFTLUTIONS s'engage à ne traiter les Données Personnelles du Client que sur ses instructions documentées et dans le respect des finalités définies.

10.3. Droits des personnes concernées

MA.HA SOFTLUTIONS assiste le Client pour répondre aux demandes d'exercice de droits RGPD (accès, rectification, effacement, portabilité, limitation, opposition).

10.4. Sécurité et confidentialité

MA.HA SOFTLUTIONS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données.

10.5. Politique de confidentialité

Le traitement des données personnelles est décrit en détail dans la politique de confidentialité accessible sur https://app.payout.fr.

L'essentiel à retenirMA.HA SOFTLUTIONS applique le RGPD, avec un engagement fort de protection des données.

Sous-traitance

11.1. MA.HA SOFTLUTIONS peut sous-traiter tout ou partie des Services (hébergement, messagerie, paiement, agrégation bancaire) tout en restant responsable du respect des obligations contractuelles.

11.2. MA.HA SOFTLUTIONS s'assure que tout sous-traitant respecte les exigences des CGSU et du RGPD.

L'essentiel à retenirMA.HA SOFTLUTIONS peut confier certaines prestations à des sous-traitants de confiance.

Facturation électronique et PDP

12.1. MA.HA SOFTLUTIONS peut agir comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée ou connectée à une PDP pour émettre et recevoir des factures électroniques conformément à la réglementation fiscale française.

12.2. En cas de désignation, PAYOUT assurera la transmission des factures et des données requises vers l'administration fiscale via la PDP choisie.

12.3. Le Client peut changer de PDP à tout moment, dans le respect des procédures légales.

L'essentiel à retenirPAYOUT peut gérer la facturation électronique via une PDP.

Agrégation des comptes bancaires

13.1. PAYOUT propose une fonctionnalité d'agrégation des comptes bancaires, sous réserve du consentement explicite du Client.

13.2. L'agrégation est assurée via des partenaires agréés DSP2.

13.3. Le Client conserve le droit de révoquer à tout moment son consentement à l'agrégation.

L'essentiel à retenirL'agrégation bancaire est optionnelle et sécurisée.

Services bancaires et partenaires

14.1. PAYOUT peut proposer, via des partenaires agréés, des services tels que :

• ouverture de compte pro,
• dépôt de capital social,
• services de paiement.

14.2. Ces services sont soumis aux conditions générales spécifiques des partenaires financiers.

14.3. MA.HA SOFTLUTIONS n'est ni établissement de crédit, ni établissement de paiement.

L'essentiel à retenirLes services bancaires sont fournis par des partenaires agréés.

Services tiers et intégrations

15.1. PAYOUT peut s'intégrer à des services tiers (logiciels comptables, banques, outils de paiement).

15.2. L'utilisation de ces services tiers est régie par leurs propres conditions.

15.3. MA.HA SOFTLUTIONS décline toute responsabilité sur le contenu ou la qualité des services tiers.

L'essentiel à retenirPAYOUT peut se connecter à des services externes sous la responsabilité du Client.

Support et assistance technique

16.1. MA.HA SOFTLUTIONS fournit un support technique via :

• email,
• ticketing en ligne.

16.2. Engagement de prise en charge sous 24h ouvrées.

16.3. Support ouvert aux horaires indiqués sur le site.

L'essentiel à retenirUn support professionnel est disponible pour le Client.

Maintenance et évolutions fonctionnelles

17.1. MA.HA SOFTLUTIONS assure la maintenance corrective et évolutive de PAYOUT.

17.2. Certaines nouvelles fonctionnalités pourront être proposées comme options payantes.

17.3. Les opérations de maintenance planifiée seront notifiées préalablement.

L'essentiel à retenirPAYOUT évolue régulièrement et est maintenu à jour.

Migration et restauration des données

18.1. Sur demande, MA.HA SOFTLUTIONS peut proposer :

• migration des données vers PAYOUT (service payant sur devis),
• restauration de données supprimées (dans la limite des sauvegardes disponibles).

18.2. MA.HA SOFTLUTIONS ne garantit pas la compatibilité avec toutes les sources de données tierces.

L'essentiel à retenirDes prestations de migration et restauration sont possibles sur devis.

Durée, résiliation et conséquences

19.1. Durée initiale et renouvellement

Le contrat est conclu pour une durée initiale d'un mois. Il se renouvelle tacitement par périodes mensuelles sauf résiliation.

19.2. Résiliation à l'initiative du Client

Le Client peut résilier à tout moment via son Compte sur PAYOUT. La résiliation prendra effet à la fin de la période mensuelle en cours.

19.3. Résiliation à l'initiative de MA.HA SOFTLUTIONS

MA.HA SOFTLUTIONS peut résilier avec préavis de 2 mois, ou immédiatement en cas de manquement grave du Client (non-paiement, violation des CGSU, fraude).

19.4. Conséquences de la résiliation

• Fin immédiate de l'accès à la Solution à la date effective.
• Paiement intégral des sommes dues pour la période en cours.
• Suppression des Données au terme du délai d'export prévu à l'Article 20.

L'essentiel à retenirRésiliation simple et sans frais par le Client, avec un préavis clair en cas de résiliation par MA.HA SOFTLUTIONS.

Export et suppression des données du Client

20.1. Le Client dispose d'un délai de 30 jours après résiliation pour exporter ses Données via les outils prévus dans PAYOUT.

20.2. Passé ce délai, MA.HA SOFTLUTIONS pourra supprimer définitivement les Données du Client, sauf obligation légale de conservation.

20.3. MA.HA SOFTLUTIONS n'est pas tenue de restituer les Données sous un autre format que celui prévu dans l'outil.

L'essentiel à retenir30 jours pour exporter ses données avant suppression définitive.

Conditions financières et paiement

21.1. Tarification

Les prix applicables sont ceux affichés sur PAYOUT ou précisés dans le Devis accepté.

21.2. Modalités de paiement

Paiement mensuel à l'avance par prélèvement SEPA ou carte bancaire.

21.3. Évolution des prix

MA.HA SOFTLUTIONS pourra modifier ses tarifs avec un préavis de 2 mois. Le Client pourra résilier avant l'entrée en vigueur des nouveaux tarifs.

21.4. Facturation

Les factures électroniques sont émises et disponibles dans le Compte Client.

L'essentiel à retenirPaiement mensuel, prix transparent, préavis clair en cas d'évolution des tarifs.

Retard de paiement et pénalités

22.1. Tout retard de paiement entraînera :

• intérêts au taux légal majoré,
• indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

22.2. MA.HA SOFTLUTIONS pourra suspendre l'accès à la Solution jusqu'au paiement complet.

22.3. En cas de non-paiement persistant, MA.HA SOFTLUTIONS pourra résilier le contrat de plein droit.

L'essentiel à retenirPaiement à échéance indispensable pour conserver l'accès à PAYOUT.

Références commerciales

23.1. Sauf opposition écrite du Client, MA.HA SOFTLUTIONS pourra mentionner son nom, sa dénomination sociale et son logo comme référence commerciale sur ses supports (site, plaquette, présentation).

23.2. Cette mention sera sobre et conforme aux usages du secteur.

L'essentiel à retenirLe Client peut s'opposer à l'utilisation de sa marque comme référence.

Cession et transfert des CGSU

24.1. MA.HA SOFTLUTIONS pourra céder ou transférer les CGSU dans le cadre d'une opération de fusion, cession d'activité ou réorganisation interne.

24.2. Le Client ne pourra céder ses droits ou obligations sans l'accord écrit préalable de MA.HA SOFTLUTIONS.

L'essentiel à retenirLes CGSU peuvent suivre MA.HA SOFTLUTIONS en cas de cession ou de fusion.

Droit applicable et juridiction compétente

25.1. Les CGSU sont soumises au droit français.

25.2. Tout litige relatif à la validité, l'interprétation ou l'exécution des CGSU sera soumis aux tribunaux compétents du siège social de MA.HA SOFTLUTIONS, sauf disposition impérative contraire.

L'essentiel à retenirDroit français et compétence des tribunaux du siège de MA.HA SOFTLUTIONS.